5 hilfreiche Funktionen, die Sie in Outlook bestimmt noch nicht kennen

Outlook ist ein sehr versiertes Programm, ohne das der heutige Büroalltag kaum mehr vorstellbar ist. Es kann E-Mail-Nachrichten senden und empfangen, den Kalender verwalten, Namen und Rufnummern bzw. Kontakte speichern und Aufgaben nachverfolgen. Doch so manch hilfreiche Funktion ist weithin kaum bekannt, kann aber im Büroalltag äußert hilfreich sein.

Unterhaltungen ignorieren

Sehr oft bekommt man regelmäßig Gruppen-E-Mails, für die man keine Verwendung hat. Die Information ist uninteressant oder die Diskussion trifft Sie nur am Rande. Statt jede einzelne Nachricht zu löschen, können Sie die gesamte Unterhaltung ignorieren und alle Nachrichten werden automatisch in den Ordner > Gelöschte Elemente verschoben.

Haben Sie sich schon einmal in einem E-Mail-Thread befunden, den Sie ignorieren möchten? Statt jede einzelne Nachricht im Thread bei Empfang zu löschen, können Sie die gesamte Unterhaltung > Ignorieren. Alle Nachrichten in der Unterhaltung werden in den Ordner > Gelöschte Elemente verschoben, und zukünftige Nachrichten in der Unterhaltung umgehen Ihren Posteingang ganz und gelangen direkt in Ihren Ordner > Gelöschte Elemente.

• Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf die Unterhaltung oder auf eine beliebige Nachricht der Unterhaltung, die Sie ignorieren möchten.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf > Ignorieren. Befehl > Unterhaltung ignorieren.
• Wenn Sie in einer geöffneten Nachricht arbeiten, klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Löschen auf > Ignorieren. Klicken Sie auf > Unterhaltung ignorieren.

Nie mehr den Anhang vergessen

Oft passiert es, dass man eine E-Mail mit Anhang versenden möchte und nach Verfassen des Textes den Anhang schließlich vergisst. Eine Funktion, die dagegen Abhilfe schafft ist der Attachment-Reminder von Outlook. Dieser warnt Sie, wenn Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail die Wörter „Anlage“ oder „angehängt“ eingeben und dann versuchen, die E-Mail zu senden, ohne eine Anlage anzuhängen. Dann erinnert Outlook Sie, dass Sie möglicherweise vergessen haben, eine Datei anzuhängen. Diese Funktion können Sie unter Einstellungen aktivieren. Einfach beim Text > Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt ein Häkchen setzen und schon gehören fehlende Anhänge der Vergangenheit an.

Nachrichten oder Ordner Aufräumen

Bekommen Sie auch öfters Gruppen-Emails wo Inhalte bzw. Teile der Nachricht sich ständig wiederholen bzw. aus Duplikaten bestehen. Um sich vor überflüssigen Inhalten zu schützen, gibt es bei Outlook die Aufräum-Funktion. Damit können viele dieser Nachrichten gelöscht werden und nur die Nachrichten werden behalten, die ungelesen sind oder einzigartige Informationen enthalten. Klicken Sie dafür auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf > Aufräumen. Danach können Sie auf eines der folgenden Elemente klicken:

• Unterhaltung aufräumen: Die aktuelle Unterhaltung wird überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.
• Ordner aufräumen: Alle Unterhaltungen im ausgewählten Ordner werden überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.
• Ordner und Unterordner aufräumen: Alle Unterhaltungen im ausgewählten Ordner und allen darin enthaltenen Ordnern werden überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.

Öffnen mehrerer Outlook-Fenster

Wollten Sie schon einmal schnell zwischen Ihrem Posteingang und Ihrem Kalender hin- und herwechseln oder sie nebeneinander anzeigen? Das Wechseln zwischen E-Mail, Personen, Kalender, Aufgaben, Notizen, Ordnern, Verknüpfungen und Add-Ins ist ganz einfach. Wählen Sie im Navigationsbereich die entsprechende Schaltfläche aus.

Wenn Sie eine dieser Optionen in einem neuen Outlook-Fenster öffnen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltflächen, statt auf sie zu klicken oder sie auszuwählen. Wählen Sie > In neuem Fenster öffnen aus.

Keinen Flug mehr verpassen

Wenn Sie Flug-, Hotel- oder Mietwagenreservierungen per E-Mail empfangen, fügt Outlook sie automatisch Ihrem Kalender hinzu, zusammen mit einem großen Teil der Begleitinformationen, wie Bestätigungs- oder Nachverfolgungsnummern und sogar Links. Leider kann Outlook noch nicht die Anreisezeit zum Flughafen berechnen, also achten Sie vor der Abreise auf die Verkehrslage. Folgende Schritte in Outlook sind notwendig:

• Wählen Sie oben auf der Seite Einstellungen Settings > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
• Wählen Sie > Kalender E-Mail-Ereignisse. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben > E-Mail-Ereignisse automatisch zu meinem Kalender hinzufügen.
• Um zu steuern, welche Ereignisse zu Ihrem Kalender hinzugefügt werden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen für Flüge, Hotelreservierungen, Mietwagen, Paketzustellung, Tischreservierungen, Veranstaltungen oder Rechnungen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und hoffen Ihnen in Zukunft, den Büroalltag mit diesen zusätzlichen Funktionen zu erleichtern.

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