KAIZEN – Die 5S-Methode zur effizienteren Büroorganisation

Der Begriff Kaizen kommt aus dem Japanischen. Er setzt sich zusammen aus Kai = Veränderung, Wandel; Zen = zum Besseren. Damit ist die permanente Verbesserung von Tätigkeiten, Abläufen, Verfahren oder Produkten durch alle Mitarbeiter eines Unternehmens gemeint. Es kommt dabei nicht auf große Innovationen oder grundlegende Veränderungen an, sondern auf die Einbeziehung aller Mitarbeiter, die Vielzahl an Verbesserungsvorschlägen, die schnelle Umsetzung und die Sichtbarkeit der Erfolge.

Eine Möglichkeit dabei ist die 5S-Methode, die einen gut organisierten Arbeitsplatz schafft.

Zur 5S-Methode

Bei dieser Methode aus Japan geht es darum, sein Arbeitsumfeld in 5 Schritten systematisch zu optimieren. Folgende Schritte sind zur Umsetzung notwendig:

1. Seiri = Sortieren

Im ersten Schritt geht es darum alles zu sortieren bzw. Unnötiges auszusortieren. Es gilt, Papierkram auf ein Minimum zu reduzieren, unnötigen Krims-Krams, der sich über Jahre angesammelt hat, zu entfernen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

2. Seiton = sinnvoll anordnen

Nachdem Sie sich von Unnötigem getrennt haben, geht es darum, die Dinge sinnvoll anzuordnen. Dabei sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, was Sie dringend benötigen und was eventuell weiter weg gelagert werden kann. Wenn Sie einen ersten Überblick gewonnen haben, bestimmen Sie einen festen Platz für jeden Gegenstand am Arbeitsplatz und zeichnen diesen bewusst ein. Farbliche Kennzeichnungen, Schattentafeln und Beschriftungen an Regalen oder Schränken erweisen sich als sinnvoll, um die einzelnen Dinge oder Werkzeuge auch langfristig leicht wiederzufinden und einen schnellen Einsatz zu ermöglichen.

3. Seiso = Sauberkeit

Nachdem alles sinnvoll angeordnet wurde, sind im nächsten Schritt Reinigungsstandards zu definieren. Arbeitsgeräte wie Drucker, Locher oder einfach Stifte sollten immer funktionstüchtig und einsatzbereit sein. Die Arbeitsflächen, Tastaturen und dergleichen sind stets sauber zu halten. Damit wirkt der Arbeitsplatz angenehm und steigert die Motivation.

4. Seiketsu = Standardisieren

Nachdem alles gereinigt und Standorte festgelegt wurden, gilt es die neuen Standards in den Büro-Alltag zu integrieren, d.h. die vordefinierten Plätze und Arbeitsabläufe müssen nun eingehalten werden. Wenn Sie weitere Verbesserungen erkennen, so korrigieren Sie dies, bis Sie den idealen Standard festgesetzt haben. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Taschenrechner am öftesten für einen Ablauf brauchen, dieser aber zu weit entfernt angeordnet wurde, dann stellen Sie ihn näher, sodass Sie schnell Zugriff darauf haben.

5. Shitsuke = Selbstdisziplin

Nachdem Sie alle Punkte erfolgreich umgesetzt haben, kommt der wesentlichste Faktor für den Erfolg: Selbstdisziplin. Für eine dauerhafte Verbesserung ist diese unabdingbar. Neben einer schriftlichen Dokumentation, können Sie durch regelmäßiges Abfotografieren des Arbeitsplatzes, Ihre Selbstdisziplin überprüfen. Machen Sie z.B. jeden 1. des Monats ein Foto Ihres Arbeitsplatzes und überprüfen Sie damit Ihre Selbstdisziplin.

Sie werden merken, dass die Umsetzung dieser Punkte Ihre Disziplin im Arbeitsleben erhöht. Sie werden höchst motiviert zur Arbeit kommen und lernen Ihre langfristigen Ziele systematisch und strukturiert anzugehen.

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